שירות הזנת תוכן

בעולם הדיגיטלי של היום, שבו אתרים מתעדכנים כל הזמן ומערכות ניהול תוכן מתפתחות במהירות, נושא הזנת התוכן לאתרי אינטרנט הולך וצובר תאוצה. אם בעבר בעלי אתרים היו מעלים תוכן בעצמם או מבקשים מעובד פנימי לבצע את המשימה “על הדרך”, כיום יותר ויותר חברות מבינות שמדובר בעבודה מקצועית לכל דבר – כזו שדורשת זמן, ניסיון, סדר עבודה ברור והיכרות עמוקה עם מערכות ניהול תוכן.

את התוכן הבא אנחנו כותבים לכם מתוך הניסיון. רזומה שהולך אחורה עם עשרות אלפי (כן! עשרות אלפי!) עמודים של אתרי אינטרנט שהזנו לאורך השנים. “אֵין חָכָם כְּבַעַל הַנִּסָּיוֹן” אמרו חז”ל וכשמדובר על שירות הזנת תוכן, אין לכם מושג כמה הם צדקו.

למה הזנת תוכן היא ממש לא משימה פשוטה? דבר ראשון, אתרי האינטרנט הם לא פשוטים. התחרות בין האתרים ברשת הולידה אתרים שהפכו למורכבים הרבה יותר. אתרים שכוללים עמודים רבים, קטגוריות, תתי-קטגוריות, קישורים פנימיים, אלמנטים עיצוביים שונים ומבני תוכן מיוחדים.

הזנת תוכן לא מסתכמת בהעתקה והדבקה של טקסט בלבד. תשכחו מזה! מדובר בתהליך שכולל הבנה של מבנה האתר, עבודה לפי תבניות, התאמה לפורמט הנדרש ולעיתים גם טיפול בתקלות או אי-התאמות שמתגלות תוך כדי עבודה.

כאשר מסתכלים על היקפי העבודה, קל להבין מדוע שירות הזנת תוכן הפך למבוקש כל כך. מזין תוכן מקצועי יכול להזין בממוצע כ-10 עד 20 עמודים ביום, כאשר הרף הגבוה יותר תלוי כמובן במורכבות העמודים, במידת הניסיון של המזין וביעילות העבודה.

אם ניקח לדוגמה אתר ממוצע הכולל כ-40 עמודים, מדובר בכ-5-6 ימי עבודה – כלומר כ-40-50 שעות קל. לא כל עסק יכול להרשות לעצמו להשבית עובד למשך שבוע וחצי רק כדי להזין תוכן לאתר, ובוודאי שלא בעל עסק קטן שמנהל את הפעילות בעצמו. לא זו אף זו, העובד “שיושבת” לא מכיר מערכות ניהול תוכן, לא מבין תמיד בגוגל וב-SEO, לא יורד לרזולוציות של חוויית משתמש ובטח שלא מכיר את כל השטיקים והטריקים לקיצור תהליכים.

כאשר מדובר באתרים גדולים יותר המספרים הופכים משמעותיים הרבה יותר. חנויות מקוונות, חברות ביטוח, אתרי נדל”ן או אתרי שירותים גדולים יכולים להגיע בקלות למאות ואף אלפי עמודים.

במקרים כאלה, אין שום סיכוי שהעסק יכול לעשות את הפרויקט בעצמו! הזנת תוכן היא כבר פרויקט לכל דבר ועניין בהיקף עבודה גדול שדורש ניהול נכון של משימות, חלוקת עבודה בין כמה אנשים ולעיתים גם עבודה סביב השעון כדי לעמוד בלוחות הזמנים.

מה כולל שירות הזנת תוכן?

רבים חושבים שהזנת תוכן היא פעולה טכנית בלבד, אך בפועל מדובר בתהליך מורכב יותר הכולל מספר שלבים. בראש ובראשונה מתחילים בדרך כלל עם אפיון העבודה. בשלב זה מבינים את מבנה האתר, סוגי העמודים, התבניות השונות והדרך שבה התוכן צריך להופיע. לעיתים יש כמה סוגי עמודים – עמודי שירות, עמודי מוצר, מאמרים, קטגוריות ועוד – ולכל אחד מהם יש מבנה אחר.

לאחר מכן מגיע שלב היכרות עם התבניות של האתר. כל מערכת ניהול תוכן פועלת בצורה מעט שונה, וגם בתוך אותה מערכת יכולים להיות אתרים עם מבנים שונים לחלוטין. לכן חשוב להבין כיצד בנויים העמודים, אילו שדות צריך למלא, איך עובדים עם תמונות, כותרות, קישורים, טבלאות או אלמנטים נוספים.

העבודה עצמה מתבצעת לרוב בקצב גבוה יחסית, ולעיתים גם מסביב לשעון, במיוחד כאשר מדובר בפרויקטים גדולים עם לוחות זמנים צפופים. במהלך העבודה מתבצעת גם בקרת איכות שוטפת: בדיקה שהטקסטים מוצגים נכון, שהתמונות נטענות בצורה תקינה, שהכותרות מופיעות במקומן ושאין תקלות עיצוביות.

בנוסף לכך, חלק משמעותי מהעבודה כולל גם תיקוף לאחר הזנה. כלומר, לאחר שהעמוד עולה לאתר, מבצעים בדיקה נוספת כדי לוודא שלא נפלו טעויות, שלא נשברו שורות, שאין תווים מוזרים ושכל האלמנטים מופיעים בצורה תקינה.

עוד היבט חשוב הוא ניהול קישורים פנימיים. לא פעם עמודים מקושרים לעמודים אחרים באתר, ולעיתים הקישור צריך להיווצר רק לאחר שהעמוד השני נוצר. לכן חלק מהעבודה מתבצע תוך כדי תנועה – חוזרים לעמודים שכבר הוזנו ומעדכנים קישורים כאשר עמודים נוספים עולים לאוויר.

כאשר מדובר באתר חדש, יש גם צורך בהתאמת התוכן לפורמט של האתר. לעיתים הטקסטים מגיעים במסמכים חיצוניים או בפורמט שאינו מתאים בדיוק למבנה של האתר, ולכן צריך לערוך אותם מעט כדי שיתאימו לתבניות ולשדות הקיימים.

לעומת זאת, כאשר מדובר באתר קיים – למשל אתר של חברת מזגנים או של חנות מקוונת – שירות הזנת התוכן כולל פעמים רבות עדכונים שוטפים של מוצרים, שירותים או מבצעים. במקרים כאלה העבודה אינה פרויקט חד-פעמי אלא פעילות מתמשכת, הכוללת עדכון מידע, הוספת פריטים חדשים ולעיתים גם הסרת פריטים ישנים.

בנוסף לכך, הזנת תוכן היא לעיתים עבודה שמצריכה שיתוף פעולה עם גורמים שונים בחברה: אנשי שיווק, מנהלי מוצר, מעצבים, אנשי SEO ולעיתים גם אנשי פיתוח. כל אחד מהם מספק מידע או הנחיות שצריך ליישם במהלך העבודה.

מהניסיון שלנו בתוכנתו בפרויקטים מסוג זה, התיאום בין הגורמים השונים הוא אחד הגורמים החשובים ביותר להצלחת הפרויקט.

היתרון של צוות אורגני

כאשר מדובר בפרויקטים גדולים של הזנת תוכן, עבודה של אדם אחד בלבד יכולה להיות איטית מאוד. לכן במקרים רבים עדיף לעבוד עם צוות אורגני של מזיני תוכן הפועל יחד.

ניקח לדוגמה חברה בתחום האירועים שרוצה להזין באתר שלה 500 אירועים שונים. אם אדם אחד יזין 15 עמודים ביום בממוצע, מדובר בכחודש עבודה. לעומת זאת, צוות של שלושה או ארבעה אנשים יכול לבצע את אותה העבודה בתוך זמן קצר בהרבה.

כאשר העבודה מתבצעת בצוות, ניתן גם לעבוד בצורה של פס ייצור: אדם אחד מכין את התוכן, אחר מעלה אותו למערכת, ואדם נוסף מבצע בדיקות איכות ומוודא שהכול נראה תקין.

בנוסף לכך, צוות מאפשר גמישות גבוהה יותר. אם אחד העובדים חולה, יוצא לחופשה או אפילו נקרא למילואים – יש תמיד מישהו אחר שיכול להיכנס לתמונה ולהמשיך את העבודה בלי שהפרויקט ייעצר.

אנחנו בתוכנתו ממליצים במקרים רבים לעבוד עם צוות כזה בפרויקטים גדולים, משום שהוא מאפשר גם מהירות עבודה גבוהה יותר וגם יציבות לאורך זמן.

היכרות עם מערכות ניהול תוכן

עוד מרכיב חשוב מאוד בשירות הזנת תוכן הוא היכרות עם מערכות ניהול תוכן שונות. כל מערכת פועלת מעט אחרת, ולעיתים ההבדלים בין המערכות משפיעים מאוד על קצב העבודה.

מערכת WordPress למשל היא אחת המערכות הנפוצות בעולם, והיא מאפשרת הזנה יחסית נוחה של עמודים, מאמרים ומוצרים – במיוחד כאשר משתמשים בתבניות ובבילדרים מתקדמים.

מערכת Wix, כולל Wix Enterprise, פועלת בצורה מעט שונה ודורשת היכרות עם המבנה הייחודי שלה ועם כלי העריכה הוויזואליים שהיא מציעה.

מערכות נוספות כמו Umbraco או Force דורשות לעיתים גישה אחרת לחלוטין להזנת תוכן, ולעיתים גם עבודה בשיתוף פעולה עם צוות הפיתוח של האתר.

מהניסיון שלנו בתוכנתו בפרויקטים מסוג זה, היכרות עם מגוון מערכות ניהול תוכן מאפשרת לעבוד בצורה יעילה יותר, לזהות בעיות מהר יותר ולהימנע מטעויות שעלולות לעכב את הפרויקט.

אנחנו בתוכנתו ממליצים תמיד לבחור צוות הזנת תוכן שיש לו ניסיון במספר מערכות שונות, משום שבפועל כמעט כל אתר עובד בצורה מעט אחרת.

כמה מילים לסיכום

הזנת תוכן לאתר היא הרבה יותר ממשימה טכנית. מדובר בתהליך מקצועי שדורש זמן, ניסיון, סדר עבודה נכון והיכרות עם מערכות שונות. כאשר מדובר באתר קטן יחסית, ייתכן שבעל האתר יוכל לבצע את העבודה בעצמו. אך כאשר מדובר באתר עם עשרות, מאות או אלפי עמודים, שירות הזנת תוכן מקצועי יכול לחסוך זמן רב, לשפר את איכות העבודה ולהבטיח שהאתר יעלה לאוויר בצורה מסודרת ומדויקת.

בסופו של דבר אתר אינטרנט הוא נכס דיגיטלי חשוב והדרך שבה התוכן מוזן משפיעה על הנראות, על חוויית המשתמש ולעיתים גם על הביצועים שלו במנועי החיפוש. לכן יותר ויותר חברות בוחרות להיעזר בשירותי הזנת תוכן מקצועיים – ולהתמקד במה שהן יודעות לעשות הכי טוב.